Utókalkuláció az építőiparban: mennyi pénz maradt valójában egy munkán?

Elő- és utókalkuláció: mi a különbség?

Az előkalkuláció az ajánlat mögötti számítás: mennyi anyag, hány munkaóra, milyen alvállalkozói díj kell a munkához, és erre milyen árat adsz. Az utókalkuláció ugyanez a számítás a tényleges adatokkal, a munka közben vagy után. A kettő különbsége mutatja meg, hol tévedett az ajánlat, és ebből lesz pontosabb a következő.

Kis cégeknél az utókalkuláció gyakran elmarad, mert a szükséges adatok szét vannak szórva: az órák egy füzetben, a számlák a könyvelőnél, az alvállalkozói díj egy üzenetben. Ezért a módszer első fele nem is a számolás, hanem az, hogy a költség már keletkezéskor a munkához kerüljön.

A munkaóra valódi költsége

A leggyakoribb hiba, hogy a munkaórát a dolgozó órabérével számolják. Egy óra munka a cégnek ennél jóval többe kerül, mert a bér mellett ott vannak a munkáltatói terhek, a nem produktív órák (szabadság, ünnepnap, utazás, anyagért járás), és a cég általános költségei, amit a munkáknak kell kitermelniük.

A munkáltatói terhek pontos mértékét és az aktuális szabályokat a könyvelőddel számold ki, mert ezek évről évre változhatnak. A módszer ettől független: a valódi költséget oszd el a valóban munkára jutó órákkal.

Számpélda: terv és tény egy felújításon

Egy kitalált fürdőszoba- és konyhafelújítás, nettó 3 200 000 Ft-os vállalási árral. Az előkalkuláció 220 munkaórával és 1 100 000 Ft anyaggal számolt, a villanyszerelést alvállalkozó végezte.

A munka papíron 370 000 Ft-ot hozott volna, a valóságban 82 500 Ft-tal többe került, mint amennyit bevitt. A számla ettől még ugyanúgy kiment, és ha nincs utókalkuláció, a cég a következő hasonló munkát ugyanígy árazza.

Honnan jön az eltérés?

Az utókalkuláció értéke nem a végeredmény, hanem az, hogy tételesen látod, hol csúszott el a munka. A fenti példában két forrás van:

• 45 óra többlet (+20%). Meg kell nézni, mire ment el: bontásnál előkerült rejtett hiba, várakozás anyagra, egy elvállalt, de nem árazott pótmunka, vagy egyszerűen alulbecsült normaidő. Mindegyik másképp kezelendő: a rejtett hibát pótmunkaként kell számlázni, a várakozást jobb anyagszervezéssel, a normaidőt az árkatalógusban kell javítani.
• 160 000 Ft anyagtöbblet (+14,5%). Lehet árváltozás az ajánlat óta, rossz mennyiségi becslés, selejt, vagy anyag, ami más munkára ment el, de erre lett elszámolva. Ezt csak akkor látod, ha a beérkezett szállítói számlák tételesen a munkához kerülnek.

Ha a pótmunkát utólag mégis kiszámlázod, a munka akár nullára is kijöhet. Ezért van értelme a munka közben számolni, amíg még van mit tenni.

Ne csak a végén: heti közbenső utókalkuláció

Egy több hetes munkánál hetente érdemes összevetni a tervet a ténnyel. Nem kell hozzá teljes számítás, három kérdés elég:

1. Hány órát dolgoztunk eddig a munkán, és hány óra van még a tervből?
2. Mennyi anyag ment el eddig, és ez hány százaléka a tervezettnek, ahhoz képest, hol tart a munka?
3. Van-e elvégzett, de még nem árazott vagy nem jóváhagyott pótmunka?

Ha a munka félig kész, de a tervezett órák kétharmada már elfogyott, az a harmadik héten még kezelhető: átütemezés, pótmunka-egyeztetés az ügyféllel, vagy legalább tudatos döntés. A hatodik héten már csak tudomásul venni lehet.

Mit kezdj az eredménnyel?

• Javítsd az árkatalógust. Ha a burkolás normaideje rendre 20%-kal több a tervezettnél, írd át a katalógusban, különben minden új ajánlat ugyanígy téved.
• Nézd meg a munkatípusokat. Három-négy lezárt munka után kiderül, melyik munkafajta hozza a pénzt, és melyiknél kellene emelni az árat vagy kevesebbet vállalni belőle.
• Vezesd vissza a csapatnak. A csoportvezető is értse, hogy a munka a tervezett óraszámból jön ki vagy nem, ne csak a végén halljon róla.