Anyagbeszerzés és raktárkezelés: hol tűnik el a kivitelező cégek pénze?

A hét hely, ahol a pénz elfolyik

1. Kétszer rendelt anyag. A csoportvezető rendel, mert nem tudja, hogy a raktárban vagy a másik brigád kocsijában van.
2. Össze nem vetett ajánlatok. Mindig ugyanattól a beszállítótól rendeltek, mert összehasonlítani időigényes.
3. Szállítási díj és sürgősségi felár. Az utolsó pillanatban leadott rendelés drágább, és sokszor csak a számlán derül ki.
4. Elfelejtett maradék. A munka végén megmaradt anyag a kocsiban vagy a helyszínen marad, a következő munkára újra megveszik.
5. Rossz munkára könyvelt anyag. Az egyik munka anyaga a másikén fogy el, így egyik munka utókalkulációja sem igaz.
6. Ellenőrizetlen számla. A szállítólevél, a rendelés és a számla mennyisége vagy ára eltér, és senki nem veti össze.
7. Anyagért járás. Napi egy-két kör a telepre vagy a boltba két emberrel: ez munkaidő, ami nem kerül a munkára.

A legolcsóbb egységár nem mindig a legolcsóbb

Egy kitalált példa: egy munkára 40 zsák csemperagasztó, 30 m² csempe és 12 tekercs szigetelőszalag kell, három beszállítótól kértél ajánlatot.

A „B” beszállító anyagára a legolcsóbb, a teljes költsége mégis a legmagasabb, és a szállítás is a leglassabb. Ha a munka holnap indul, a „C” lehet a jó választás 8 000 Ft-tal drágábban, mert egy nap állás egy brigádnak ennél sokkal többe kerül. Ilyen döntést csak akkor tudsz hozni, ha a három ajánlat egy táblában, szállítási díjjal és idővel együtt áll előtted.

Tételenként is meg lehet osztani a rendelést: a ragasztó az egyiktől, a csempe a másiktól. Ez akkor éri meg, ha a megtakarítás nagyobb a második szállítási díjnál és a plusz átvételi munkánál.

Mennyibe kerül az anyagért járás?

Raktár: a készletnek láthatónak kell lennie

A kis cégek raktára gyakran egy telephely sarka és három szerelőkocsi. Ettől még raktár, és ugyanazok a szabályok érvényesek rá:

• Raktárhelyenként (telephely, kocsi, konténer) legyen meg, mi van ott. Ha a csoportvezető rendelés előtt látja, hogy a másik kocsiban van 15 zsák ragasztó, nem rendel újat.
• Foglalás munkára. Ha egy anyag egy jövő heti munkára kell, legyen lefoglalva, különben a ma induló munka elviszi. A szabad készlet a meglévő mínusz a lefoglalt.
• Kiadás és visszavétel. Ami a munkára kerül, azt a munkára kell kiadni; ami megmarad, azt vissza kell venni. Így az anyagköltség a jó munkán lesz.
• Minimumszint. A gyakran fogyó tételeknél (rögzítők, ragasztók, szalagok) egy minimum alatt kerüljön a rendelési listára.
• Leltár. Évente legalább egyszer, de egy kocsiban negyedévente is megéri. Az eltérés mutatja, hol folyik el az anyag.

Szerszámok és gépek: kinél van?

Egy drága fúrókalapács vagy szintező eltűnése vagy elfelejtett szervize egy kis cégnek komoly kiadás. Az eszközöket érdemes ugyanígy kezelni: kinek adtad ki, melyik munkára vagy járműbe, mikor kell visszahozni, és mikor esedékes a szerviz. A hibás eszköz ne legyen kiadható, amíg meg nem javítják.

Rendelés, átvétel, számla: a hármas ellenőrzés

A pénz egy része úgy folyik el, hogy a számlát kifizetik, de soha nem vetik össze azzal, ami ténylegesen megérkezett. Három kérdés minden beérkező számlánál:

1. Rendeltük ezt, ezen az áron?
2. Megérkezett ez a mennyiség (a szállítólevél és az átvétel szerint)?
3. Ugyanazt számlázták, amit átvettünk, vagy több tételt, mint ami megjött?

Részszállításnál ez különösen fontos: ha a rendelés felét hozták, a számla is csak arról szóljon. A tényleges anyagköltség a beérkezett szállítói számla, ezért az utókalkuláció is csak annyira pontos, amennyire ez az ellenőrzés.

Hol kezdd?

1. A következő három rendelésnél kérj ajánlatot legalább két beszállítótól, és számold a szállítási díjjal együtt.
2. Vezesd be, hogy a munka végén megmaradt anyag visszakerüljön, és legyen felírva.
3. A beérkező anyagszámlákat a kifizetés előtt vesd össze a szállítólevéllel.
4. Egy hónapig írd fel, hányszor és mennyi időre mentek anyagért.