Alvállalkozók kezelése: feladatok, határidők és elszámolások

Az írásos megbízás: mi legyen benne?

Sok vita abból lesz, hogy a feladat szóban hangzott el, és a két fél mást értett alatta. Egy alvállalkozói megbízásnak nem kell hosszúnak lennie, de ezeket a pontokat tartalmazza:

• A feladat pontos leírása: mit csinál, milyen mennyiségben, milyen anyagból, és mi nem tartozik bele (például a falak visszajavítása a vezetékek után).
• Kezdés és határidő: és ha több ütemben dolgozik, az ütemek határideje is.
• Ár és fizetési feltétel: fix ár vagy egységár, részfizetés vagy egy összegben, és milyen határidővel.
• Teljesítésigazolás módja: ki igazolja, mi alapján (átadás, fotó, mérés), és mi történik hibánál.
• Anyag: ki adja, és ki felel a mennyiségért.
• Hibás teljesítés: mennyi idő alatt javít, és ki viseli a javítás költségét.

A vállalkozási szerződésre a Polgári Törvénykönyv szabályai vonatkoznak. Nagyobb összegnél vagy állandó partnernél érdemes keretszerződést kötni jogász segítségével, és az egyes munkákat ehhez kapcsolódó megbízásként kiadni.

Határidők: a te ütemtervedhez igazítva

Az alvállalkozó határideje akkor jó, ha a te ütemtervedbe illeszkedik, nem csak az ő naptárába. Egy fürdőszobánál a víz- és villanyszerelés a burkolás előtt kell, hogy kész legyen; ha a szerelő két napot csúszik, a burkoló brigád áll. Ezért:

1. A megbízás határideje legyen korábbi, mint az a nap, amikor a következő szakág kezd.
2. Két-három nappal a határidő előtt kérdezz rá, tartható-e.
3. A csúszást rögzítsd írásban a munka naplójában, mert egy későbbi vitánál ez számít.

Teljesítésigazolás és hibák

A teljesítésigazolás az a pont, ahol eldől, hogy a munka el van-e fogadva, és jár-e érte a díj. Csak akkor igazolj teljesítést, ha meggyőződtél róla: helyszíni ellenőrzés, fotó, és ahol kell, mérés (például nyomáspróba vagy szigetelésmérés jegyzőkönyve).

Ha hibát találsz, rögzítsd tételesen: mi a hiba, hol, mennyire súlyos, és mi a javítási határidő. A „majd megcsinálja” típusú szóbeli megállapodás a végelszámolásnál rendszerint vitává válik. A súlyosság szerinti besorolás segít eldönteni, mi akadályozza az átadást, és mi javítható utólag.

Ha a munka a 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet szerint elektronikus építési napló vezetésére kötelezett, a teljesítéseket és a hibákat ott is rögzíteni kell. A belső nyilvántartásod ezt nem váltja ki, csak megkönnyíti.

Elszámolás: mennyit fizettél ki eddig?

Ha egyszerre három-négy alvállalkozó dolgozik több munkán, a kifizetéseket fejben követni lehetetlen. Munkánként és alvállalkozónként kell látni, mennyit vállalt, mennyit fizettél ki, mennyi van még hátra, és van-e nyitott hiba, amíg nem fizetsz.

Ebből két döntés jön azonnal: a gipszkartonos végszámláját a súlyos hiba javításáig nem érdemes kifizetni, a villanyszerelőnél pedig a kisebb hiba javítását a második részlet előtt kérd. És a munka utókalkulációjában az 1 910 000 Ft-os vállalt díj szerepeljen, ne csak a kifizetett 1 350 000 Ft, különben a munka nyereségesebbnek látszik, mint amilyen.

Fizetési ütemezés: ne te finanszírozd a munkát

Ha az ügyfeled a munka végén fizet, de az alvállalkozót menet közben fizeted ki, a különbséget a céged finanszírozza. Érdemes a két ütemezést összehangolni: az alvállalkozó részfizetése akkor essen esedékességbe, amikor a te ügyfeled részszámlája is. A fizetési határidőt mindig a szerződésben rögzítsd. Vállalkozások között a jogszabály a fizetési határidőre korlátokat is tartalmaz, ezért hosszú határidő kikötése előtt kérd jogász vagy könyvelő véleményét.

Fordított adózás alvállalkozói számlán

Ha a fővállalkozó és az alvállalkozó is belföldön nyilvántartásba vett adóalany, és a munka ingatlan létrehozására, bővítésére, átalakítására, bontására vagy rendeltetésének megváltoztatására irányuló építési-szerelési munka, amely hatósági engedélyhez vagy bejelentéshez kötött, az alvállalkozó számlája fordított adózású (Áfa tv. 142. § (1) b)). Ilyenkor a számlán nincs felszámított ÁFA, azt a fővállalkozó vallja be. Hogy egy munka ide tartozik-e, azt előre, a megbízáskor tisztázd a könyvelőddel, és jelezd az alvállalkozónak is.