Excel vagy építőipari szoftver? Mikor éri meg váltani?

Mire jó az Excel, és hol törik meg?

Az Excel rugalmas, mindenki ismeri, és már ki van fizetve. Egy kis cégnél tökéletes árkalkulációra, egyszerű nyilvántartásra, egy ember saját munkájára. A gondok akkor kezdődnek, amikor a táblázatnak több dolgot kell egyszerre tudnia:

• Többen dolgoznak benne. Két ember egyszerre ír bele, vagy mindenkinél más verzió van, és nem tudni, melyik a friss.
• A terepről kellene használni. Telefonon egy nagy táblázat kezelhetetlen, ezért a brigád füzetbe ír, és valaki este átmásolja.
• Az adatok nem kapcsolódnak. Az ajánlat egy fájlban, a számlák egy másikban, az órák egy harmadikban. A munka eredményét kézzel kell összerakni.
• Nincs emlékeztető. A táblázat nem szól, ha lejár egy számla vagy elmarad egy ütemezett részszámla.
• Nincs jogosultság. Aki megnyitja, mindent lát, az árrést és a béreket is.
• Egy rossz képlet csendben hibázik. Egy elcsúszott tartomány hónapokig hamis összeget mutathat, és senki nem veszi észre.

A váltás hét jele

1. Ugyanazt az adatot (ügyfél, tétel, összeg) két-három helyre is beírjátok.
2. A munka eredményét csak a végén, kézzel számolva látod.
3. Volt már olyan, hogy egy részszámla vagy pótmunka kimaradt a számlázásból.
4. A dolgozók óráit hónap végén kell összeszedni, emlékezetből.
5. A könyvelő minden hónapban hiányzó papírokat kér.
6. Ha a táblázatot vezető ember szabadságra megy, megáll az adminisztráció.
7. Hetente több óra megy el arra, hogy adatot másolj egyik helyről a másikra.

Ha ezekből három-négy igaz, érdemes kiszámolni, mibe kerül a jelenlegi működés.

Megtérülés: így számold ki

A számítás két részből áll: mennyi időt spórolsz, és mennyi hibát kerülsz el. Az alábbi számok kitaláltak, szemléltetésül vannak itt, a saját becslésedet írd a helyükre. Az órák becsléséhez elég egy hétig felírni, mire megy el az irodai idő.

Két dologra figyelj. Az egyik, hogy a megspórolt óra csak akkor pénz, ha a helyére valami hasznos kerül: több ajánlat, több terepi munka vagy szabad este. A másik, hogy a hibák elkerülése nehezen mérhető, ezért ne építsd rá az egész döntést. A Melozz Árak oldalán van egy megtérülés-kalkulátor is, a valódi csomagárakkal.

Nem kell mindent egyszerre lecserélni

Sok cég attól fél, hogy a váltás egy hónapig megbénítja a működést. Nem kell mindent egyszerre átvinni. Ami a táblázatban jól működik, az ott is maradhat egy ideig. Egy bevált sorrend:

1. Árkatalógus: a leggyakoribb 30–50 tétel, mert ebből készülnek az ajánlatok.
2. Futó munkák: csak azok, amelyek most mennek, ügyféllel, szerződéssel, ütemtervvel.
3. Jelenlét: egy hónap elejétől, hogy a havi ív már a rendszerből jöjjön.
4. Számlázás: az új munkák számlái már a rendszerből mennek.
5. Archívum: a lezárt munkák maradhatnak a régi táblázatokban, nem kell átvinni őket.

Egy hónapig érdemes párhuzamosan futni: az új munkák a rendszerben, a régiek kifutnak a táblázatban. Előre tűzz ki egy napot, amikortól új munka már csak a rendszerben indulhat, különben a kettős vezetés megmarad.

Mikor maradj az Excelnél?

Ha egyedül dolgozol vagy egy segéddel, havonta néhány munkád van, a számlázást egy számlázó program elvégzi, és a könyvelőd elégedett, nem biztos, hogy rendszer kell. A váltás akkor éri meg, amikor a cég mérete miatt a táblázat már nem egy ember eszköze, hanem a csapat közös nyilvántartása lenne. Ennek a jeleit a kivitelező cégek irányításáról szóló cikkben is leírtuk.